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【実践! オフィスの効率化ファイリング】

インフォメーション

題名 実践! オフィスの効率化ファイリング
著者 長野ゆか
出版社 同文舘出版
出版日 2020年9月
価格 1870円(税込)

◆書類管理力が身につけば、すべての仕事がうまく回り出す!

“片づかない問題”に振り回されるなんて、もったいない!
1日のうち、オフィスで書類を探す時間は約20 分。
年間で約80 時間のロスにもなります。
必要なのは、「片づけのしくみ」。

「机の上はいつもすっきりきれい」
「必要な書類やデータもすぐ取り出せる」
「帰宅時も、机の上には書類ゼロ」
生産性が上がって、気持ちの余裕も出てくる、理想的な環境を目指しましょう!

本書では、個人の机周りから、PCのデスクトップまで
いちばん簡単で、いちばん王道の
最小アクションで行なう「ファイリング」の実践ノウハウを解説。

・「簿冊式」よりも合理的な「バーチカル式」
・生産性が上がるファイル用品の選び方・使い方
・一目で書類が見つかるタイトル付けのコツ
・誰も教えてくれないデータ整理術
・ボトムアップ式で導入するオフィスファイリング

業務効率アップ! リバウンドなし! 整理・収納・片づけの基本が身につく!
好スパイラルを生む「オフィスファイリング」の入門書。

<効率化ファイリングのメリット>
□ 必要な書類がすぐ取り出せる
□ 書類の要不要がストレスなく判断できる
□ 思考が整理されて本来の業務に集中できる
□ 職場の雰囲気が良くなる
□ 業務の引き継ぎ・情報共有がラクになる
□ リモートワークでも仕事環境が整う

引用:同文舘出版

ポイント

  • 本書では、オフィスの理想と現実を踏まえた「ファイリングシステム運用を前提とした個人ファイリング」を提案している。

  • 業務書類は、たとえひとりで担当し、個人として手持ちで管理している書類であっても、会社の情報資産だ。社員全員が、それをすぐ活用できる状態に共有されていることが、本来組織としてのあるべき姿なのだ。

  • 個別フォルダを使用しての「バーチカル(垂直式)ファイリング」の大きなメリットは、業務に合わせて、その都度個別フォルダの並び順を変更しやすい点だ。

サマリー

はじめに

著者は、オフィスの片付け、特に書類やデータのファイリングを中心に、業務改善・ファイリングコンサルタントとして活動している。

本書の特徴として、個人の抱える業務書類を改善対策としながら、「それは企業の情報資産である」ことを前提としている。

著者のコンサルタント業務の主軸は「ファイリングシステム」と呼ばれる、企業全体の書類管理のしくみの提案・導入である。

これは、会社の全部署の全書類の発生から廃棄までをデータベース化し管理する方法で、何十年も前から存在するしくみだが、社内の一大プロジェクトになるハードルの高さゆえ、導入が難しいのが実情だ。

そこで本書では、オフィスの理想と現実を踏まえた「ファイリングシステム運用を前提とした個人ファイリング」を提案している。

確立されたしくみにのっとって、個人の範囲を整えていく方法で、効果はすぐに出るだろう。

さらに水平展開ができれば、企業全体におけるファイリングシステム導入の準備にもなる。

ファイリングは1つ行動に移せば必ず1つ解決するので、ぜひ実践してみてほしい。

組織としてあるべき姿は「情報共有」

ファイリングシステムとは、会社のすべての文書を組織的に管理する制度だ。

それに対し、本書で伝えるファイリングとは、組織の一員として行なう「個人の文書管理方法」である。

「片付け・管理コスト削減」とともに、組織の「記録・情報の活用」という視点を重視している。


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